Az elmúlt évtizedek során számos fejlesztéssel bővült az eddig már sokat emlegetett irodai környezet kialakítása. Az egy-két fős szobákat felváltotta a cellás irodarendszer, majd beléptünk az egyterű irodák világába, ami nagyobb, esetleg térválasztóelemekkel beépített, de egybefüggő, nyitott tér, azaz open office, melynek befogadóképessége egyes esetekben közel 50-70 alkalmazottra tehető.
A zárt irodák, szobák kialakítása az elmélyült, magas koncentrációt igénylő munkavégzéshez szinte kitűnő feltételeket biztosítanak, hiszen a nyitott irodatérrel szemben, a zavaró tényezők a minimálisra csökkennek, így a nagy figyelemmel járó feladatok generálta feszültség is könnyebben oldható a stresszmentes környezetnek köszönhetően. Ezáltal a privátszféra, a személyes tér, amit hívhatunk akár állandó biztonsági pontnak is, könnyebben megteremthető állapot. Ugyanakkor a különálló irodai szoba pont ettől, a munkaközösségtől való elzártságtól kerül a mai irodai munkakultúrával szemben hátrányos helyzetbe. A munkavégzés mind a két térben egyéni folyamat, azonban egy open office-ban sokkal egyszerűbb kommunikációt kezdeményezni a kollégákkal, mely nagymértékben növeli a produktivitást, hatékonyságot. Ezen kívül a nyitott irodatér sokkal jobban fenntartható, amennyiben elrendezése és beépítése megfelelő. A figyelmet megzavaró tényezők száma is tud növekni, ezért az ebben a környezetben dolgozók számára fontos meghatározni pár szabályt, amiknek mentén a lehető legrugalmasabbá teszik az egy térben ülők munkáját.
Azonban már számos cégnél fellazulni látszik az irodai környezet, vagyis sok helyen lép életbe a szabad asztalválasztás elve, így az állandó munkaállomás, mint olyan nem feltétlenül része az irodai dolgozóknak. Viszont mivel ez a rendszer merőben eltér a megszokottól, az átállás és a beállás egy viszonylag nehezebb, hosszú folyamat része, melyet minden esetben kommunikációs és egyéb más tréning előz meg, úgynevezett betanítási időszak, ami felgyorsítja az alkalmazkodást. Egyre több helyen kapnak hangsúlyt a közösségi terek, meeting pontok, tárgyalószobák, melyek szintén fontos elemei ennek az innovációnak.
A shared desk rendszer remek lehetőség azoknak a kollégáknak, akik napjuk jelentős részét irodán kívül töltik, így nem igényelnek állandó, számukra fenntartott munkaterületet, saját asztallal, így többen is tudnak, különböző időbeosztásokban dolgozni ugyanazon a munkaállomáson, így a munkaidő is sokkal rugalmasabbá válik, valamint az iroda egyes pontjai sem állnak kihasználatlanul, ami lényeges költségvetési szempont, ugyanis a különböző közösségi terek, szobák is teljeskörű kihasználtságban részesülnek. Ezen kívül a shared desk munkarend alkalmazásával több lehetőség adódik a távmunkára is (link korábbi posztunkra), amennyiben minden technikai háttér megfelel a munka elvégzéséhez.
Manapság egyre inkább gyakori az úgynevezett „coworking”, magyarul közösségi irodák elterjedése hazánkban is, ami főleg a home office-ból menekülő szabadúszók számára nyújt segítséget. Ezek általában olyan terek, ahol többen, nem azonos, viszont hasonló eszközökkel való munkát végeznek. A szabályok itt hasonló elveken alapulnak, mint egy hivatalos, nyitott irodában.
